なぜあなたはいつも忙しくなるのか

こんにちは!ハック大学のぺそです!
今回は「なぜあなたはいつも忙しくなるのか」と題して、忙しくなってしまう理由とその解決策をご説明していきます!

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【仕事術】何故あなたはいつも忙しいのか

あなたを忙しくする原因と解決策

原因は主に3つ。
常に忙しくしているのは、疲れもたまりやすく、アウトプットのクオリティも下がる。
それぞれのポイントを抑えることで、忙しさが解消、軽減できる

何に時間を使っているのかを把握する

漠然と「色々やらなければいけないことがある」という危機感だけが大きくなっていることが多い。戦略的に棚卸をしていこう。

プライベートも含めて平均的な1週間の予定を書き出し、項目の横に1週間であなたが投資した時間を書き込む。

棚卸したタスクを整理する

「重要度」と「緊急度」、つまり「重要」「重要でない」の2つと、「緊急」「緊急でない」の2つにわけ、2×2のマトリクスに区分し、分けてできた4つのゾーンをA/B/C/Dとする。

整理したタスクに優先順位をつける

ゾーンA:緊急かつ重要な予定。期限の迫った顧客提案資料など。
⇒ゾーンBの予定の工夫の仕方によって回避や軽減をすることが可能。

ゾーンB:緊急ではないが重要な予定。ビジネス書を読むなど。
⇒「種まき」にあたる行動で重要。一番時間を割くのが難しい。
※時間を投資するポイントあり(後述)  

ゾーンC:緊急だが重要ではないもの。意味のない会議への出席など。
⇒工夫で回避、軽減、委託、できるものがほとんど。

ゾーンD:緊急でも重要でもないもの。ダラダラとテレビを見るなど。
⇒目的意識なくやってしまうような行動は不毛。即ゼロにする!

ゾーンAとゾーンBになるべく時間を使いゾーンDはゼロにするように動き、ゾーンCはなるべく最小限にするようにする。

※ゾーンBに時間を投資するポイント

大きな、時間を食う予定を先に入れ、その隙間に小さな、あまり時間を食わない予定を入れることで、効率的に予定を組み込むことができる。そうすることで、ゾーンBに投資する時間を最大化できる。

まとめ

・自分が普段何に時間を使っているのかを知る
・タスクを重要度と緊急度という軸で分類する
・カテゴライズした4つの予定に優先順位をつける

この3つの作業を行って忙しい状態を回避、軽減をしよう!

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